Auditoria Investigativa ou Preventiva para Condomínios – A Auditoria em Condomínios, serve para síndicos e moradores como uma ferramenta de gestão transparente para suas operações financeiras e de prestações de contas, traz para os todos os moradores, segurança que os recursos estão sendo bem aplicados, dentro do planejamento orçamentário e financeiro, e para o sindico atesta que sua gestão está compromissada com a transparência de suas ações, pautado na boa ordem e conformidade, respeitando todas as normas e regras das boas práticas de governança condominial .
Prestação de contas
É um dos principais deveres do síndico a correta prestação de contas anual para a assembleia, e também eventual, quando esta o exigir.
Para tanto, todas as despesas devem estar comprovadas e documentadas.
Caso se constate diferença de valor entre a arrecadação e as despesas comprovadas, o síndico pode ser acionado civil e criminalmente, por não cumprir sua obrigação legal e por se apropriar de fundos do condomínio.
Compra de Materias
Atenção na verificação da compra de matérias, tanto de manutenção e limpeza como de construção. Exija que os produtos adquiridos, bem como as quantidades, sejam discriminadas. No caso de material adquirido em grande quantidade, solicite a nota de transporte/frete, para certificar-se de que o mesmo foi entregue nas dependências do condomínio. Evitar adquirir materiais e serviços continuamente, e em valores elevados, do mesmo fornecedor.
Notas Calçadas
Pratica comum, onde na primeira via da nota fiscal consta um valor e, nas demais vias, o valor e muito inferior. Assim, de posse da primeira via, o valor "extra" é subtraído dos recursos do condomínio.
Despesas com Materiais de Consumo e Limpeza
Exija que todas as notas fiscais tenham os produtos adquiridos discriminados – produtos e quantidades – evitando assim que sejam comprados produtos que não se destinam as operações do condomínio.
Bancos
Acompanhe a movimentação das contas bancárias mantidas pelo condomínio. Comum o ato de gestores utilizarem tais recursos para suprir carências financeiras pessoais.
Limites de Alçada
Que na assembleia geral seja fixado um valor de alçada, um limite de gasto para a contratação de serviços, ou compra de produtos. Tal procedimento limita a autonomia de gastos do sindico e serve como ferramenta de fiscalização e controle.
Aprovação da Prestação de Contas
Finda a gestão e caso perdure duvidas quanto a aplicação dos recursos, ou despesas realizadas, que as contas apresentadas não sejam aprovadas até que as mesmas sejam esclarecidas. Caso sejam aprovadas, ficará mais trabalhoso, judicialmente falando, revê-las e, conforme o caso, recuperar os valores envolvidos.
Quotas de Condomínio em Atraso
Aconselhamos que as dívidas originais do não pagamento das quotas de condomínio sejam objeto de acompanhamento por parte do conselho fiscal. Como em muitos casos, os valores envolvidos não constam dos balancetes, torna-se difícil o controle dos mesmos por parte do conselho fiscal.
Leilões Judiciais
Esta é uma das únicas situações, se não a única, em que o imóvel responde pela dívida com as quotas de condomínio em atraso. Nessa situação se faz necessário um acompanhamento próximo dos valore envolvidos. Como tais processos judiciais demandam tempo, é comum que os valores em discussão caiam no esquecimento, por parte da comunidade interna e, quando alcançados ao condomínio, acabem sendo desviados.
Terceirização de Serviços
No caso de contratação de mão de obra terceirizada, especial atenção com as normas trabalhistas, dissídios coletivos e demais ajustes firmados com os empregados terceirizados. Em caso de sucumbência trabalhista, o condomínio arcará com os valores envolvidos, pois, solidário com o fornecedor de mão de obra.
Execução de Obras
Infelizmente é muito comum alguns administradores contratarem obras e/ou reformas, pagarem por elas e, de fato, estas não serem realizadas. Exija o memorial descritivo e acompanhe a execução da mesma. Caso a obra/reforma seja de vulto, envolvendo aspectos técnicos e volume de recursos, que o conselho fiscal contrate engenheiro para fiscalizar tais obras.
Contribuições Previdênciárias
Atenção com as retenções de contribuições de prestadores de serviço. Sendo o condomínio responsável pela retenção destas contribuições, tomador e prestador de serviço, a não retenção acarreta multas ao condomínio.