Controle financeiro que não espera o fim do exercício

Um condomínio de shopping movimenta, todo mês, a cobrança de dezenas de lojistas, fundos de promoção, contratos de manutenção, energia, segurança e, muitas vezes, financiamentos. A auditoria independente examina as demonstrações do exercício e conclui sobre elas. O que acontece entre um fechamento e outro costuma aparecer bem depois.

Um pagamento repetido, uma cobrança sem baixa, um reajuste que não entrou: nada disso é raro, e quase nunca é má-fé. É falta de alguém olhando todo dia, com critério e com a prova na mão.

Onde os desvios costumam surgir

Em condomínios com gestão profissional, os pontos que mais pedem acompanhamento contínuo são seis: contas a pagar (duplicidade, fornecedor sem cadastro completo, valor acima da alçada), conciliação bancária (créditos sem identificação, tarifas fora do contrato), cobrança e inadimplência (boletos sem baixa, acordos vencidos, rateios e fundos com saldo divergente), contratos (vencimentos e reajustes por índice), obrigações acessórias (eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e retenções) e dados pessoais de lojistas e frequentadores, que seguem a LGPD.

Auditoria e acompanhamento contínuo não se confundem

A auditoria independente dá uma opinião sobre as demonstrações do exercício, com base nas normas de auditoria. Ela não é feita para acompanhar o caixa dia a dia, nem substitui os controles da própria administração.

O acompanhamento contínuo é outra coisa: são regras que a gestão aprova (alçadas, prazos, limites) verificadas o tempo todo sobre os dados do condomínio. É aí que entram os agentes de controle.

O agente sinaliza. O gestor decide.

Agentes de controle são programas que leem os dados dos sistemas que o condomínio já usa, comparam com a política aprovada e avisam o responsável da área, com o documento de origem anexado. Não aprovam, não bloqueiam e não lançam nada. Cada alerta vira uma decisão da administração (corrigir, justificar ou aceitar) e fica registrado como evidência do controle.

A apresentação

Oito telas com o caminho completo: onde o risco mora, como o alerta chega e como o trabalho começa.

Quem audita não implanta

A firma que audita uma entidade não deve desenhar nem implantar os controles que vai examinar depois. Isso cria ameaça de autorrevisão, tratada na NBC PA 400 (independência). Por isso os agentes são desenvolvidos e implantados pela AUDIX, a empresa de desenvolvimento em TI do grupo AUDÍPER. Quando a AUDÍPER é a auditora do condomínio, a contratação da AUDIX só acontece depois da avaliação de independência, e as decisões sobre os controles continuam com a administração.

Como o trabalho começa

Sem projeto grande na largada. Primeiro um diagnóstico do processo escolhido, das regras que a gestão já tem e dos dados disponíveis. Depois um piloto em um processo, com alertas reais para a área responsável. Com o piloto aprovado, os demais processos entram um a um.

Perguntas frequentes